Quy Trình Khai Báo Hải Quan Cho Hàng Nhập Khẩu

Doanh nghiệp muốn nhập khẩu hàng hoá qua cửa khẩu, biên giới quốc gia cần phải thực hiện quy trình khai báo hải quan cho hàng nhập khẩu. Tuy nhiên, đối với nhiều người mới học hoặc mới bắt đầu tìm hiểu về xuất nhập khẩu còn gặp nhiều vướng mắc về hồ sơ, thủ tục nhập khẩu để thông quan hàng hoá. Bài viết này vantai24h.net muốn chia sẻ cho các bạn các quy trình thủ tục hải quan nhập khẩu.

quy tình khai báo hải quan cho hàng xuất nhập khẩu

Chuẩn Bị Bộ Chứng Từ Hàng Hóa

Bạn cần chuẩn bị bộ chứng từ. Bắt đầu từ Hợp đồng ngoại thương, trong đó quy định những chứng từ liên quan như: Hóa đơn thương mại, Chi tiết đóng gói, Vận đơn đường biển, Chứng nhận xuất xứ, Chứng nhận chất lượng…

Khi có file mềm là lúc bạn có thể kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ. Nếu thấy chỗ nào chưa hợp lý thì cần làm việc với người bán nước ngoài để giải thích rõ, hoặc nếu cần, thì bổ sung chỉnh sửa ngay.

quy trình khai báo hải quan cho hàng nhập khẩu

Ở bước này, bạn có thể tương đối dễ dàng điều chỉnh những chi tiết, nội dung chưa phù hợp. Nếu để đến khi người bán đã gửi chuyển phát nhanh giấy tờ gốc đi rồi, thì việc thay đổi sẽ khó hơn, mất nhiều thời gian chờ đợi, và thường sẽ phát sinh chi phí.

Chuẩn Bị Chữ Ký Số, Đăng Ký Với Tổng Cục Hải Quan

Với doanh nghiệp mới thành lập, thì cần mua chữ số mới. Bạn nên chọn mua của những thương hiệu lớn như Vietel, VNPT, FPT… Cứ alo cho nhân viên hoặc đại lý của họ, bạn sẽ được tư vấn tận tình.

Sau khi mua xong, bạn cần đăng ký chữ ký số đó với Tổng cục hải quan thì mới có thể truyền tờ khai hải quan điện tử. 

Cài Đặt Phần Mềm Khai Báo Hải Quan VNACCS

Để khai báo hải quan điện tử, bạn có thể chọn một trong các phương án:

  1. Dùng phần mềm khai báo hải quan miễn phí do Tổng cục Hải quan cung cấp. Phần mềm này cùng hướng dẫn sử dụng và các thông tin liên quan khác có thể được tải về từ địa chỉ:  https://www.customs.gov.vn/ChuyenMuc/VNACCS_VCIS/Default.aspx
  2. Chủ động xây dựng phần mềm theo chuẩn thông điệp kết nối đã được Tổng cục Hải quan công bố tại địa chỉ: http://ptsw.customs.gov.vn/vnaccs/EDI%20Detailed%20Design.rar
  3. Sử dụng phần mềm cung cấp bởi các công ty tin học đã được Tổng cục Hải quan xác nhận hợp chuẩn.

Đăng Ký Kiểm Tra Chuyên Ngành

Kiểm tra chuyên ngành với hàng hóa nhập khẩu là việc cơ quan có thẩm quyền tiến hành lấy mẫu kiểm tra để đảm bảo hàng hóa đủ tiêu chuẩn nhập khẩu.

Một số loại kiểm tra chuyên ngành thường gặp với hàng nhập khẩu: kiểm tra về chất lượng, y tế, văn hóa, kiểm dịch động vật, kiểm dịch thực vật, an toàn thực phẩm… 

khai báo hải quan

Khai Và Truyền Tờ Khai Hải Quan

Sau khi nhận được Giấy báo hàng đến của hãng vận chuyển, bạn có thể lên tờ khai.

Sử dụng phần mềm khai hải quan mà bạn đã cài đặt, nhập các thông tin và số liệu của lô hàng vào tờ khai.

Cần phải chuẩn bị thật kỹ, và nếu có thể thì tham khảo thêm từ người có kinh nghiệm. Hãy tìm đến bạn bè, người thân đã từng làm tờ khai, nhờ họ giúp đỡ.

Một khi đã lên đủ những phần cần thiết của tờ khai, và kiểm tra lại cho chắc chắn, bạn có thể truyền thử tờ khai. Khi thông tin đầy đủ và hợp lệ, tờ khai sẽ được cấp số.

Sau khi truyền thử, bạn cần kiểm tra lại 1 lần nữa những thông tin quan trọng như: Mã loại hình, mã chi cục hải quan, mã địa điểm lưu kho chờ thông quan… Lưu ý: nếu sai những thông tin này, nhiều khả năng bạn phải hủy tờ khai, chứ không được truyền sửa như những thông tin khác.

truyền tờ khai

Ngoài ra bạn cũng nên check lại số thuế phải nộp, nếu cần thì tính toán lại bằng máy tính bỏ túi, hoặc file Excel. Bên tôi dùng file Excel lập sẵn công thức để kiểm tra lại số thuế phải nộp cho nhanh. Cách đó sẽ giúp người làm yên tâm hơn.

Sau khi truyền chính thức, tờ khai sẽ được hệ thống tự động phân luồng:

  • Luồng Xanh: hệ thống đã thông quan, cần nộp thuế và đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong.
  • Luồng Vàng: hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ giấy
  • Luồng Đỏ: hải quan sẽ kiểm tra hồ sơ giấy, sau đó kiểm tra thực tế hàng hóa

Giờ bạn in tờ khai ra chuyển sang bước tiếp theo.

Lấy Lệnh Giao Hàng

Lệnh giao hàng là chứng từ mà công ty vận chuyển (hãng tàu, forwarder) phát hành ra để chỉ thị cho đơn vị lưu giữ hàng (cảng, kho) giao hàng cho chủ hàng. Lệnh giao hàng tiếng Anh là Delivery Order, thường được viết tắt là D/O.

Lệnh giao hàng là chứng từ quan trọng để làm thủ tục tại cảng khi kiểm hóa, lấy mẫu kiểm tra chuyên ngành, và khi lấy hàng.

Nếu để ý trên Thông báo hàng đến, bạn sẽ thấy những thông tin cần thiết như: 

  • Tên, địa chỉ, số điện thoại của đơn vị phát lệnh. 
  • Vận đơn gốc có phải xuất trình hay không
  • Số tiền các loại phụ phí phải nộp như: phí chứng từ, phí CIC, EBS… (nhiều hãng không ghi thông tin phí)

Bạn đến hãng vận chuyển theo địa chỉ trên giấy báo, cầm theo chứng từ và tiền phí. Mỗi hãng yêu cầu mỗi khác, nhưng về cơ bản, bạn cứ cầm theo những chứng từ sau:

  • Chứng minh nhân dân: 1 bản photo
  • Vận đơn: 1 bản photo (nên đầy đủ cả 2 mặt). Nhiều hãng có bản photo sẵn, nhưng có hãng tàu (vd: SITC) lại yêu cầu chủ hàng đem B/L photo để họ đóng dấu, lấy về làm chứng từ hải quan.
  • Vận đơn gốc (nếu có): 1 bản. Lưu ý: cần có GĐ công ty ký tên + đóng dấu tròn & dấu chức danh vào mặt sau vận đơn gốc; nếu không có, nhiều hãng sẽ yêu cầu phải nộp cả 3 bản gốc.
  • Tiền phí: nộp tại ngân hàng (nhân viên ngồi ngay tại hãng tàu, hoặc ở gần đó).

lấy lệnh giao hàng

Chuẩn Bị Bộ Hồ Sơ Hải Quan

Tờ Khai Luồng Xanh

Hồ sơ chỉ cần tờ khai in từ trên phần mềm và tờ mã vạch in từ website của Tổng cục hải quan, đem đến bộ phận hải quan giám sát làm nốt thủ tục.

Tờ Khai Luồng Vàng

tờ khai luồng vàng

Hồ sơ hải quan cho hàng nhập khẩu gồm:

  1. Giấy giới thiệu của công ty
  2. Tờ khai hải quan: 1 bản in từ phần mềm
  3. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): 1 bản chụp
  4. Vận đơn (Bill of Lading): 1 bản chụp, có dấu doanh nghiệp + dấu hãng vận chuyển biển (hãng tàu hoặc công ty forwarding)
  5. Hóa đơn cước vận chuyển quốc tế, hóa đơn phụ phí CIC, vệ sinh, phí chứng từ: 1 bản chụp
  6. Chứng nhận xuất xứ (Certificate of Origin): 1 bản gốc (nếu có)
  7. Giấy đăng ký kiểm tra chuyên ngành (nếu hàng phải kiểm tra): 1 bản gốc có dấu xác nhận của cơ quan chuyên ngành
  8. Chứng từ khác (nếu có, tùy theo loại hàng): bản chụp Chứng nhận chất lượng (Certificate of Quality – CQ), Chứng nhận phân tích (Certificate of Analysis – CA), Chứng nhận sức khỏe (Health Certificate)… 

Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị sẵn bản photo những giấy tờ khác để tham khảo hoặc xuất trình, khi cần: Hợp đồng ngoại thương (Sales Contract), Phiếu đóng gói (Packing List), và những chứng từ liên quan như catalog, hình ảnh, tài liệu kỹ thuật… của lô hàng. Nguyên tắc là: chứng từ càng đầy đủ, hợp lệ, thì càng thuận lợi cho việc làm thủ tục.

Làm Thủ Tục Tại Chi Cục Hải Quan

làm thủ tục tại chi cục hải quan

Tờ Khai Luồng Xanh

Bạn chỉ cần nộp thuế nhập khẩu & VAT, in tờ khai đem đến hải quan giám sát làm nốt thủ tục là xong.

Tuy vậy, theo kinh nghiệm của tôi, vẫn có trường hợp hải quan thấy nghi vấn, và hỏi thêm chi tiết về lô hàng. Vì thế để cho chắc chắn, bạn cứ đem theo bản photo của những chứng từ khác như Invoice, Packing List, B/L…, phòng khi hải quan hỏi thì có sẵn chứng từ giải thích luôn.

Tờ Khai Luồng Vàng

quy trình khai báo

  • Hồ sơ chuẩn chỉnh, không có gì cần hỏi thêm. Hải quan xem chứng từ và thông quan luôn. Quá tuyệt!
  • Hải quan xem hồ sơ, thấy có những điểm chưa rõ, chưa hợp lý, và chất vấn. Bạn phải giải thích, và xuất trình thêm chứng từ bổ sung nếu cần. Nếu thỏa đáng, họ sẽ thông quan, vậy là xong.
Rate this post